Adatfeldolgozói Megállapodás (DPA)

SmartHivas — AI-alapú telefonos recepcionista SaaS

Webhely: www.smarthivas.hu

Hatályos: 2026. augusztus 4.

Verzió: 1.3

1. A DPA célja és hatálya

Jelen Adatfeldolgozói Megállapodás (Data Processing Addendum, a továbbiakban: DPA) a SmartHivas Általános Szerződési Feltételeinek elválaszthatatlan része, és a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói feltételeket rögzíti.

A DPA akkor alkalmazandó, amikor a SmartHivas az Előfizető végfelhasználóinak (callereknek) személyes adatait az Előfizető érdekében, az Előfizető dokumentált utasításai szerint kezeli a SmartHivas szolgáltatás nyújtása során.

2. Szerepkörök

Előfizető mint adatkezelő: Az Előfizető határozza meg a végfelhasználói adatok kezelésének célját és jogalapját, ideértve az időpontfoglalás, visszahívási kérések kezelése és ügyfélkommunikáció célját.

Az Előfizető önállóan felel azért, hogy saját végfelhasználóit a SmartHivas AI-asszisztens használatáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, címzettjeiről és az érintetti jogokról megfelelően tájékoztassa, valamint az adatkezeléshez szükséges jogalapot biztosítsa. A SmartHivas nem felel az Előfizető saját adatkezelési tájékoztatójának meglétéért, tartalmáért, megfelelőségéért vagy jogszerűségéért.

SmartHivas mint adatfeldolgozó: A SmartHivas az Előfizető végfelhasználóinak személyes adatai tekintetében adatfeldolgozóként jár el. Az adatfeldolgozás magában foglalhatja az adatok átmeneti fogadását, technikai továbbítását, rendszerek közötti továbbítását, lekérdezését, strukturálását, valamint a foglalási folyamat teljesítéséhez szükséges korlátozott tárolását.

SmartHivas mint adatkezelő: A SmartHivas saját célból adatkezelőként jár el az Előfizető fiók-, szerződéses, számlázási, support-, biztonsági és üzemeltetési adatai tekintetében. Ezekre az Adatkezelési Tájékoztató irányadó.

3. Az adatfeldolgozás tárgya és időtartama

4. Tartalmi adatminimalizálás

A SmartHivas nem használja a végfelhasználói adatokat saját marketing célra, adatbrókeri célra vagy AI-modellek betanítására.

A SmartHivas a hívások tartalmát, híváshangot, teljes hívásátiratot és nyers hívás-webhook tartalmat alapértelmezetten nem tárol tartósan. A szolgáltatás működéséhez szükséges metaadatok és foglalási adatok korlátozott ideig kezelhetők az Adatkezelési Tájékoztatóban meghatározottak szerint.

5. Az Előfizető utasításai

A SmartHivas a végfelhasználói adatokat kizárólag:

• az Előfizető dokumentált utasításai szerint;
• az ÁSZF, jelen DPA és az Adatkezelési Tájékoztató keretei között;
• a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben;
• alkalmazandó jogszabályi kötelezettség teljesítése esetén a jogszabály által megkövetelt mértékben

kezeli.

Ha a SmartHivas úgy ítéli meg, hogy valamely utasítás sértheti a GDPR-t vagy más adatvédelmi jogszabályt, erről indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az Előfizetőt.

Ha az Előfizető utasítása célszerűtlen, szakszerűtlen, adatvédelmi kockázatot hordoz vagy jogszabályba ütközhet, a SmartHivas írásban figyelmezteti az Előfizetőt. Ha az Előfizető az utasítást a figyelmeztetés ellenére fenntartja, a SmartHivas jogosult az utasítás teljesítését az Előfizető kockázatára teljesíteni, megtagadni, vagy a szerződést az érintett szolgáltatás tekintetében felfüggeszteni vagy felmondani. A SmartHivas köteles megtagadni az utasítás teljesítését, ha annak végrehajtása nyilvánvalóan jogszabálysértéshez, harmadik személy jogainak sérelméhez vagy a SmartHivas rendszereinek, más ügyfeleinek vagy végfelhasználóinak biztonsági kockázatához vezetne.

6. Titoktartás

A SmartHivas biztosítja, hogy a végfelhasználói adatokhoz hozzáférő személyek titoktartási kötelezettség alatt álljanak, vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség vonatkozzon rájuk.

7. Biztonsági intézkedések

A SmartHivas a GDPR 32. cikke szerint a kockázatokhoz igazodó technikai és szervezeti intézkedéseket alkalmaz, ideértve különösen:

• titkosított adatkapcsolatokat;
• szerepkör-alapú hozzáférés-kezelést;
• adatbázis-szintű jogosultságkezelést és tenant-szintű adatelkülönítést;
• Google OAuth tokenek titkosított tárolását;
• naplózást és jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet;
• incidenskezelési eljárást;
• az adatok törlésére és exportjára vonatkozó folyamatokat.

8. Al-adatfeldolgozók

Az Előfizető általános felhatalmazást ad arra, hogy a SmartHivas al-adatfeldolgozókat vegyen igénybe a szolgáltatás nyújtásához. A SmartHivas különösen infrastruktúra, mesterséges intelligencia (LLM, STT, TTS), hangfeldolgozás, telekommunikáció, tárhelyszolgáltatás, automatizáció, naptárintegráció és tranzakciós e-mail területén vehet igénybe partnereket.

Az aktuálisan jóváhagyott al-adatfeldolgozói kategóriákat jelen DPA 1. melléklete tartalmazza. A névre szóló, aktuális al-adatfeldolgozói listát a SmartHivas a regisztrált Előfizetők részére kérésre e-mailben rendelkezésre bocsátja az adatvedelem@smarthivas.hu címen.

A SmartHivas legalább 15 (tizenöt) naptári nappal előre e-mailben értesíti az Előfizetőt új al-adatfeldolgozó bevonásáról vagy meglévő al-adatfeldolgozó cseréjéről, kivéve ha sürgős biztonsági, üzemeltetési vagy jogszabályi okból rövidebb határidő indokolt.

Az Előfizető az értesítés kézhezvételétől számított 15 (tizenöt) naptári napon belül indokolt adatvédelmi kifogást emelhet a GDPR 28. cikk (2) bekezdése alapján. Ha a felek nem találnak elfogadható megoldást, bármelyik fél jogosult a szerződést az aktuális előfizetési ciklus végére felmondani. Ha az Előfizető 15 naptári napon belül kifogást nem emel, az értesítésben szereplő változáshoz hozzájárultnak kell tekinteni.

A SmartHivas az al-adatfeldolgozókkal olyan szerződéses feltételeket alkalmaz, amelyek a jelen DPA lényegi adatvédelmi kötelezettségeivel összhangban állnak.

9. Nemzetközi adattovábbítás

Ha személyes adat az Európai Gazdasági Térségen kívüli szolgáltatóhoz kerül továbbításra, a SmartHivas megfelelő adattovábbítási garanciát alkalmaz. Amerikai Egyesült Államokbeli partnerek esetén az adattovábbítás elsődlegesen az EU-USA Adatvédelmi Keretrendszeren (Data Privacy Framework - DPF) alapuló megfelelőségi határozaton nyugszik. Ennek hiányában, vagy más harmadik országok esetén a SmartHivas az Európai Bizottság által elfogadott Általános Szerződési Feltételeket (Standard Contractual Clauses - SCCs), vagy más GDPR szerinti jogszerű adattovábbítási mechanizmust alkalmaz.

10. Érintetti jogok támogatása

A SmartHivas technikai és szervezeti intézkedésekkel segíti az Előfizetőt az érintetti jogok teljesítésében. Ha végfelhasználótól közvetlen adatvédelmi kérelem érkezik a SmartHivashoz, és a kérelem az Előfizető adatkezelői szerepkörébe tartozik, a SmartHivas a kérelmet az Előfizetőhöz irányítja vagy az Előfizetőt tájékoztatja.

11. Incidensek

Ha a SmartHivas olyan adatvédelmi incidenst észlel, amely az Előfizető végfelhasználói adatait érintheti, indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 48 órán belül értesíti az Előfizetőt.

Az értesítés tartalmazza, amennyiben az adott időpontban ismert:

• az incidens jellegét;
• az érintett adatok kategóriáit és becsült mennyiségét;
• a várható következményeket;
• a megtett vagy tervezett intézkedéseket.

12. Törlés és visszaszolgáltatás

A szerződés megszűnését követően a SmartHivas az Előfizető kérése szerint visszaszolgáltatja vagy törli az Előfizető végfelhasználói adatait, kivéve, ha jogszabályi kötelezettség, jogos igényérvényesítés vagy biztonsági ok meghatározott adatok további megőrzését indokolja. A SmartHivas a törlésről vagy a jogszerű további megőrzés okáról írásbeli igazolást ad az Előfizetőnek.

13. Audit és információk

A SmartHivas az Előfizető rendelkezésére bocsátja azokat az információkat, amelyek a GDPR 28. cikk szerinti kötelezettségek teljesítésének igazolásához észszerűen szükségesek.

Az Előfizető legalább 14 napos előzetes írásbeli értesítéssel auditot kezdeményezhet. Az audit nem veszélyeztetheti a SmartHivas üzleti titkait, más ügyfelek adatait, rendszereinek biztonságát vagy normál működését. A felek az audit részleteiről előzetesen egyeztetnek.

14. Záró rendelkezések

Jelen DPA az ÁSZF-fel együtt érvényes. Ha a DPA és az ÁSZF adatfeldolgozási rendelkezései között ellentmondás van, a végfelhasználói személyes adatok adatfeldolgozása tekintetében a DPA rendelkezései irányadók.

Hatályba lép: 2026. augusztus 4.

Kiadó: NovaLogic Group Kft.

1. melléklet — Jóváhagyott al-adatfeldolgozói kategóriák

Melléklet-verziója: 1.3 — utolsó felülvizsgálat: 2026. augusztus 15. (a melléklet a DPA fődokumentumától eltérő verziószámot visel; a DPA aktuális verziója a dokumentum elején szerepel)

A névre szóló, aktuális al-adatfeldolgozói lista a regisztrált Előfizetők részére kérésre elérhető az adatvedelem@smarthivas.hu e-mail-címen.