Adatkezelési Tájékoztató

SmartHivas — AI-alapú telefonos recepcionista SaaS

Webhely: www.smarthivas.hu

Hatályos: 2026. augusztus 15.

Verzió: 1.5

1. AZ ADATKEZELŐ ADATAI

Adatkezelő neve: NovaLogic Group Kft.

Kereskedelmi név: SmartHivas

Székhely: 4032 Debrecen, Jerikó utca 34. 9. em. 177. ajtó

Cégjegyzékszám: 09-09-038038

Nyilvántartó cégbíróság: Debreceni Törvényszék Cégbírósága

Adószám: 33103978-2-09

Közösségi adószám: HU33103978

Statisztikai számjel: 33103978-6210-113-09

Főtevékenység (TEÁOR): 6210

Weboldal: https://www.smarthivas.hu

Kapcsolattartó e-mail: adatvedelem@smarthivas.hu

2. KEZELT ADATOK

2.1 Előfizetői adatok (Bérlők)

Az előfizetői szerződés teljesítéséhez kezelt adatok:

2.2 Végfelhasználói adatok (Callerek)

Az előfizető vállalkozásának AI-asszisztensét hívó természetes személyek adatai:

Tartalmi adatminimalizálás: A SmartHivas a hívások tartalmát, híváshangot, teljes hívásátiratot és nyers hívás-webhook tartalmat alapértelmezetten nem tárol tartósan. A szolgáltatás működéséhez szükséges metaadatok és foglalási adatok korlátozott ideig kezelhetők.

Fontos: A callerek adataira vonatkozóan a SmartHivas adatfeldolgozóként jár el — az adatkezelő az előfizető vállalkozás. Az adatfeldolgozás magában foglalhatja az adatok átmeneti fogadását, technikai továbbítását, rendszerek közötti továbbítását, lekérdezését, strukturálását, valamint a foglalási folyamat teljesítéséhez szükséges korlátozott tárolását. Az előfizető önállóan felel azért, hogy saját végfelhasználóit a SmartHivas AI-asszisztens használatáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, címzettjeiről és az érintetti jogokról megfelelően tájékoztassa, valamint az adatkezeléshez szükséges jogalapot biztosítsa. A SmartHivas nem felel az előfizető saját adatkezelési tájékoztatójának meglétéért, tartalmáért, megfelelőségéért vagy jogszerűségéért.

2.3 SmartHivas saját kapcsolatfelvétel, support, AI chat és AI telefon

Ha Ön közvetlenül a SmartHivas-sal veszi fel a kapcsolatot e-mailben, űrlapon, chatben, AI-chaten, telefonon vagy AI-telefonon, a SmartHivas adatkezelőként jár el.

A beérkező megkereséseket automatikus kategorizálás segíti: egy AI nyelvi modell besorolja az üzenetet egy tárgykörbe (például árajánlat, hiba, számlázás), hogy a megkeresés a megfelelő kollégához kerüljön. Ez kizárólag besorolás — automatizált döntéshozatal nem történik, és a válaszokat minden esetben ember írja. A modellnek csak az üzenet szövegét és a választott tárgykört küldjük el; nevet, e-mail-címet és telefonszámot nem.

Ezeket az adatokat a SmartHivas saját ügyfélszolgálati, értékesítési, minőségbiztosítási és biztonsági céljaira kezeli. A SmartHivas a támogatási és kapcsolatfelvételi adatok feldolgozásához igénybe vehet kommunikációs, AI-, tárhely-, adatbázis- és e-mail-szolgáltatókat a 4. pontban felsoroltak szerint.

3. AI-HANGFELDOLGOZÁS

A SmartHivas szolgáltatás mesterséges intelligenciát alkalmaz a hívások kezeléséhez. A hívások feldolgozása felhőalapú hang-, AI- és automatizációs szolgáltatókon keresztül történik valós időben.

EU AI Act 50. cikk szerinti kötelezettség: Az AI-asszisztens minden hívás elején tájékoztatja a hívó felet arról, hogy mesterséges intelligenciával kommunikál.

Automatizált döntéshozatal: Az időpontfoglalás automatizált folyamat, azonban kizárólag az előfizető által konfigurált naptár szabad időpontjai alapján működik, és nem minősül a GDPR 22. cikke szerinti, érintett jogaira kiható automatizált döntésnek.

4. ADATTOVÁBBÍTÁS

4.1 Harmadik fél szolgáltatók (al-adatfeldolgozók)

A szolgáltatás nyújtásához technológiai partnereket és al-adatfeldolgozókat veszünk igénybe. Az adatok feldolgozása a tartalmi adatminimalizálás elve alapján, a szolgáltatás működéséhez szükséges mértékben történik ezen partnereknél.

Az EU-n kívüli, különösen az Amerikai Egyesült Államokba történő adattovábbítás elsődlegesen az Európai Bizottság megfelelőségi határozatán (így különösen az EU-US Data Privacy Framework - DPF keretrendszeren) alapul, amennyiben az adott amerikai partner tanúsítvánnyal rendelkezik. Ennek hiányában, vagy más harmadik országok esetében az adattovábbítás az Európai Bizottság által elfogadott Általános Szerződési Feltételek (Standard Contractual Clauses - SCCs) vagy más, a GDPR szerinti megfelelő garanciát nyújtó mechanizmus alapján történik.

Igénybe vett al-adatfeldolgozók kategóriái (Ellenőrzés dátuma: 2026-08-15):

Hívó hangja: A hívó hangját valós időben dolgozzák fel a hangfeldolgozási és hangszintézis-szolgáltató partnereink a hívás lebonyolításához. A SmartHivas alapértelmezetten nem tárol híváshangot — a hangfeldolgozás valós időben, adatmegőrzés nélküli („zero-knowledge”) alapon működik. Ez az érintett számára azt jelenti, hogy a hívás lezárása után a hangfelvétel nem hozzáférhető.

Hívó telefonszáma SMS-visszaigazoláshoz: Ha az Előfizető engedélyezte az SMS-visszaigazolást, a hívó telefonszáma belföldi (HU) SMS-szolgáltató rendszerén keresztül kerül feldolgozásra a foglalási hivatkozási kód kézbesítéséhez.

A fenti táblázat az aktuálisan jóváhagyott és aktív al-adatfeldolgozói kategóriákat tartalmazza. A névre szóló, aktuális al-adatfeldolgozói listát a SmartHivas a regisztrált Előfizetők részére kérésre e-mailben rendelkezésre bocsátja az adatvedelem@smarthivas.hu címen. Az al-adatfeldolgozói listában bekövetkező változásokról a SmartHivas a regisztrált Előfizetőket legalább 15 naptári nappal előre e-mailben értesíti.

4.2 Google API korlátozott felhasználás / Google API Limited Use

A Google Calendar API-ból gyűjtött adatok / Google user data collected:

• A felhasználó Google-fiókjához tartozó naptárak listája — a naptárválasztó funkcióhoz (calendar.calendarlist.readonly scope)
• A felhasználó által kiválasztott naptárban szereplő események időpontjai és elérhetőségi adatai — a szabad időslotok ellenőrzéséhez (calendar.events scope)
• Az AI-asszisztens által létrehozott, módosított vagy törölt naptáreseményekhez tartozó adatok (időpont, eseménycím) — az időpontfoglalás rögzítéséhez (calendar.events scope)

The following Google user data is collected: the list of the user's Google Calendars (for calendar selection); event times and availability on the selected calendar (for booking slot checks); data of calendar events created, updated, or deleted by the AI assistant (time, title) for recording appointments.

A Google API Szolgáltatásoktól kapott adatok felhasználása megfelel a Google API Services User Data Policy rendelkezéseinek, beleértve a Korlátozott Felhasználás (Limited Use) követelményeit. A SmartHivas a Google Calendar API-n keresztül szerzett adatokat kizárólag az időpontfoglalási funkció biztosítása érdekében használja fel, és azokat nem adja át harmadik félnek marketing célra, nem használja profilalkotáshoz, és nem értékesíti.

SmartHivas's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Information received from Google Calendar API is used solely to provide the appointment booking feature and is not transferred to third parties, used for advertising, or sold.

4.3 Nem használjuk saját célra

A SmartHivas a végfelhasználói adatokat nem használja fel:

• hirdetési vagy marketing célra;
• AI-modellek betanításához;
• adatbrókeri vagy értékesítési célra;
• az Előfizető szolgáltatási utasításaitól idegen saját üzleti célra.

5. AZ ÉRINTETT JOGAI

A GDPR alapján Önt az alábbi jogok illetik meg:

• Hozzáférési jog (15. cikk) — tájékoztatást kérhet a kezelt adatokról
• Helyesbítési jog (16. cikk) — kérheti a pontatlan adatok javítását
• Törlési jog (17. cikk) — kérheti adatai törlését, ha az adatkezelés jogalapja megszűnt
• Korlátozási jog (18. cikk) — kérheti az adatkezelés korlátozását
• Hordozhatósági jog (20. cikk) — kérheti adatai géppel olvasható formátumban való kiadását
• Tiltakozási jog (21. cikk) — tiltakozhat jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen
• Hozzájárulás visszavonása — hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél bármikor visszavonható

Joggyakorlás: adatvedelem@smarthivas.hu — válaszidő: 30 nap.

Panasz: A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat:

1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. | ugyfelszolgalat@naih.hu | www.naih.hu

6. ADATBIZTONSÁG

A SmartHivas a GDPR 32. cikke alapján megfelelő technikai és szervezeti intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok védelme érdekében, ideértve a titkosítást, a hozzáférés-vezérlést és a biztonságos adatátvitelt.

Ha a SmartHivas adatkezelőként jár el, adatvédelmi incidens esetén a GDPR 33. cikke szerint indokolatlan késedelem nélkül, szükség esetén 72 órán belül bejelentést tesz a NAIH felé, és indokolt esetben értesíti az érintetteket. Ha a SmartHivas adatfeldolgozóként jár el az Előfizető végfelhasználóinak adatai tekintetében, az Előfizetőt indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 48 órán belül értesíti.

7. COOKIE (SÜTI) TÁJÉKOZTATÓ

A SmartHivas kizárólag a munkamenet kezeléséhez szükséges, technikailag elengedhetetlen sütiket alkalmaz. Marketing vagy analitikai süti jelenleg nem működik az oldalon.

A sütik böngészőbeállításokból kezelhetők; a munkamenet-sütik letiltása esetén a bejelentkezés nem működik.

8. TÁJÉKOZTATÓ MÓDOSÍTÁSA

A SmartHivas fenntartja a jogát jelen Tájékoztató módosítására. Lényeges változásról e-mailben értesítjük az előfizetőket a hatálybalépés előtt 15 nappal.

Hatályba lép: 2026. augusztus 15.