Miért keresnek titkárnőt a vállalkozók?
A „titkárnő” szó régebbi, mint a mai munkakörök, és a legtöbben nem is pontosan azt keresik, amit kimondanak. Ha megnézed, mi váltja ki a keresést, jellemzően egyetlen tapasztalat áll mögötte: a vállalkozó nem tudja felvenni a telefont munka közben, és látja, hogy emiatt ügyfelet veszít.
Ez fontos, mert a megoldás mérete ettől függ. Ha valóban egy titkárnői munkakörre van szükség — levelezés, számlázás, iratkezelés, ügyintézés —, akkor arra egy hívásfogadó rendszer nem válasz. Ha viszont a probléma a csörgő telefon, akkor egy teljes munkakör felvétele aránytalanul nagy és drága válasz egy szűk problémára.
Mit csinál egy titkárnő, és mi ebből az automatizálható rész?
Érdemes szétszedni a munkakört, mert a részei nagyon eltérően viselkednek.
- Telefonos elérhetőség biztosítása — ez a leginkább automatizálható rész, és jellemzően ez a legfájóbb hiány.
- Időpontegyeztetés, naptárkezelés — automatizálható, ha van digitális naptár.
- Üzenetátvétel és -rendszerezés — automatizálható, sőt strukturáltabban.
- Levelezés, számlázás, iratkezelés, beszerzés — NEM automatizálható ezzel, ehhez ember kell.
- Emberi mérlegelés, alku, kényes ügyek kezelése — NEM automatizálható.
A költségoldal, becslés nélkül
Konkrét bérszámot nem írunk ide, mert ágazatonként és régiónként jelentősen szór, és egy kitalált szám többet ártana, mint használna. A saját számaiddal viszont pár perc alatt kiszámolható, és érdemes teljes bérköltséggel számolni: a nettó fizetés mellett a járulékok, a szabadság, a betegszabadság, a betanítás ideje és a helyettesítés is költség.
Az AI-oldalon a szám pontosan tudható: Starter 24 900 Ft + ÁFA / hó, Pro 31 900 Ft + ÁFA / hó, setup díj nélkül, hűségidő nélkül. Ez a teljes nettó havidíj.
A tisztességes összevetés nem az, hogy „az AI olcsóbb, tehát jobb”. A tisztességes összevetés az, hogy megnézed, a titkárnői munkakörből mennyi az, amire ténylegesen szükséged van. Ha a válasz „a telefon”, akkor egy teljes munkakör helyett elég a telefonos rész. Ha a válasz „minden más is”, akkor az AI ezt nem oldja meg.
Ember és AI egymás mellett
Sok vállalkozásnál a jó felállás nem a választás, hanem a felosztás. Ha van titkárnőd vagy irodai munkatársad, akkor jellemzően nem az a probléma, hogy nem dolgozik, hanem hogy egyszerre egy dolgot tud csinálni — és amikor telefonál, nem adminisztrál, amikor pedig ügyet intéz, csörög a telefon.
Ilyenkor az AI nem kivált, hanem tehermentesít: viszi a munkaidőn túli hívásokat, a párhuzamosan befutókat és a rutinkérdéseket, a munkatársad pedig azt csinálja, amihez ember kell. A hívásátirányítással a nem rutin hívás így is eljut hozzá.